Los mapeos de los procesos de una empresa sirven para identificar, de manera sencilla los procesos de una empresa que se desean mapear de acuerdo al orden de importancia de los mismos, para lo cual debes elegir el tipo de mapeos que se requiere, estableciendo para ello la misión, los objetivos y los responsables, para lo cual debes crear métricas e indicadores de desempeño, determina los riesgos y se realiza el monitoreo correspondiente.
Los mapas de procesos se relacionan con el inventario gráfico de una organización, que sirven para elaborar el mapa de procesos ISO 9001 siguiendo una metodología sencilla que se inicia con la misión y la visión de una organización administrativa de gestión, productiva y comercial, que se relaciona con los clientes y los usuarios para atender las necesidades y expectativas de los mismos.
Tipos de procesos
Existen 4 tipos de procesos de empresas o negocios que son claves dentro de una estructura organizativa empresarial:
Proceso administrativo
Es el proceso más importante que se cumple por medio de una secuencia por etapas, que tiene la finalidad de asegurar que la empresa pueda alcanzar sus objetivos, maximizando su eficiencia. El proceso administrativo es cíclico y se encuentra compuesto por las siguientes etapas o funciones: Planificación: Es cuando se definen los objetivos y metas corporativas, los medios que se deben emplear, debe estar enfocado hacia el futuro desde el contexto actual de la empresa, por medio del desarrollo de un plan que consiste en la creación de una ruta de acción para reducir riesgos y elevar la probabilidad de éxito. Organización: Distribución de las tareas entre equipos de trabajo priorizando el entorno colaborativo entre los distintos sectores. Dirección: Se realiza a través de un enfoque práctico y dinámico, el cual abarca las medidas de motivación y recompensa en aras de estimular la forma en que los colaboradores manifiesten una postura positiva, la cual debe estar orientada a la realización de actividades que estén planificadas y organizadas. Control: Para asegurar la dinámica de los gestores, que se encargan del análisis de los puntos negativos y positivos del plan, de las actividades planificadas que se realicen en un tiempo, forma y bajo la óptica adecuada.
Proceso de gestión
Abarca las etapas que miden la calidad de las actividades que se realizan en una empresa, identificando los distintos aspectos que se deben ajustar para optimizar los resultados. En este proceso se deben incrementar las rutinas corporativas, para coordinar las medidas primarias de apoyo, las cuales son necesarias para el desarrollo de un negocio.
Proceso de Productividad
Consiste en el conjunto de operaciones que lleva a cabo la empresa, que se deben realizar con el fin de producir bienes y servicios, mediante el cual se realizan procedimientos y actividades que permiten transformar la materia prima, los insumos y conocimientos en la solución final que la empresa comercializa.
Proceso comercial
Se define como el propósito que sirve para cultivar la interacción entre los clientes y la empresa. Son los procedimientos que tienen como objetivo analizar las demandas de los clientes para descubrir cuáles son los medios que se requieren para mejorar la competitividad del negocio en los mercados nacionales e internacionales.
Cómo se pueden optimizar los procesos administrativos de una empresa
Lo más importante que se tiene que tomar en cuenta para la optimización de los procesos de una empresa, es que debes revisar regularmente todos los procesos administrativos. Puede ser que los procesos administrativos estén obsoletos y debas cambiarlos. Debes seguir la secuencia y necesidades del mercado para poder optimizar los procesos. Para optimizar los procesos de tu empresa, es necesario prestar atención a los resultados de los mismos, asegurando que sean reales y compatibles con los deseados, para lo cual se hace necesario monitorear los efectos de dichos procesos.
A corto plazo, incorpora las tecnologías disruptivas con herramientas digitales, ya que sin herramientas estratégicas aliadas en los negocios, los sistemas ERP y CRM, así como los software de gestión de un determinado contrato con forma electrónica, están ganando espacio en las empresas cada día. Además, la digitalización y centralización de la información automatizada son actividades necesarias dentro de los procesos de una empresa.
