El correo electrónico corporativo se ha posicionado como un medio de comunicación efectivo, rápido, económico y de fácil acceso. Es una herramienta que se utiliza a escala global, brindando importantes beneficios a la empresa, gracias a que le proporciona formas eficientes para transmitir todo tipo de datos por vía electrónica. El uso del correo electrónico corporativo aumenta la eficiencia y productividad de la empresa, al permitir la comunicación rápida, sin límite de distancia o de cantidad de personas. Como herramienta, posibilita el envío de documentos, hojas de cálculo, presentaciones, imágenes, videos y más, a la cantidad de destinatarios que se desee, en el momento que se precise. No obstante, para que esta herramienta sea realmente efectiva y ayude a alcanzar los objetivos empresariales, es necesario gestionarla de forma adecuada. La gestión del correo corporativo es el proceso de recibir, organizar y dar prioridad a los mensajes de email, a fin de lograr una navegación óptima por la bandeja de entrada.
La gestión del email corporativo implica el uso de estrategias y herramientas automatizadas para agilizar la forma de seleccionar y dar respuesta a los mensajes que recibe la empresa, una labor realmente importante, dada la cantidad de emails que reciben las empresas y la creciente importancia de la comunicación. Actualmente, la gestión del correo corporativo exige esfuerzos mancomunados del personal de la empresa. En el presente post queremos dar a conocer las mejores prácticas para gestionar el correo corporativo.
Dedicar el tiempo necesario a revisar la bandeja de entrada
La empresa necesita contar con el personal capacitado para revisar los mensajes de correo electrónico y responderlos o redirigirlos a la persona idónea para dar la respuesta más adecuada. Se recomienda que el personal dedique un tiempo estipulado a revisar la bandeja de entrada, de esta forma se logra detectar los correos de forma más rápida y poder hacerles seguimiento.
Es importante dedicar un tiempo para revisar a cuáles mensajes se ha dado respuesta y a cuáles no, para hacer un seguimiento eficaz y minimizar la cantidad de correos sin respuesta.
Clasificar los emails por categorías
Es recomendable crear un conjunto de etiquetas de emails ver aquí para marcar los correos por su nivel de importancia para la empresa y colocarlos en distintas categorías. La clasificación se puede hacer por nombre del remitente, nombre del proyecto, documentos importantes, consultas externas, etc.
Clasificar los emails por categorías da a la bandeja de entrada una estructura adecuada y una forma visual que facilita ubicar de forma más rápida cada mensaje en el momento que se amerite.
Fijar un nivel de prioridad para los mensajes
Cuando se recibe una gran cantidad de mensajes diariamente, lo más indicado es clasificarlos por su nivel de prioridad (importancia y urgencia), para ello se puede emplear una matriz de prioridades, en la que se categorice los mensajes de correo electrónico como urgente, no urgente, relevante e irrelevante. Esta categorización se puede combinar con las etiquetas para determinar los mensajes que deben priorizarse, los que pueden dejarse para más adelante y los que pueden ser ignorados.
Utilizar protección antispam Cada día, en todo el mundo se envían más de mil millones de emails spam, por lo que utilizar protección antispam ayuda a gestionar de forma más eficiente el correo corporativo. Bien sea que se cuente con un filtro de spam propio el que brinda el proveedor de email, es una forma muy efectiva de evitar que la bandeja de entrada se llene de correo basura, que puede ser un medio de entrada para ciberataques.
Utilizar una cuenta de correo corporativo central
Una forma para lograr gestionar de forma eficiente el correo corporativo es tener una cuenta central, desde la cual se puede revisar todos los emails que son enviados a la empresa y dirigirlos al departamento o persona indicada para que dé la respuesta adecuada."
